第425話 理事会のことW(2015.5.16)
管理組合理事会の2巡目のお役に就いた件は、第406話に記した通り。今期の活動期間としては11か月余りが経った訳だが、長かったような短かったような...である。定期総会は6月28日(日)に開催することが決まったので、任期はあとひと月ほど。今は総会向けの議案のリストアップ、「第1号議案」としての活動報告のまとめ、改定が必要な規則や様式の議案化などを進めているところである。
当初は新築でも、年数が経てば改修や更新を必要とする箇所が多々出てくる。想定外のものもいろいろあったが、目に付く箇所はひととおり対処し、次の理事会に申し送る事項は極力減らすことができた(と筆者は思う)。今期では前期からの申し送りが多かったことから、それらを進める上でのベースとなる実態調査をアンケート形式でまず実施。これまで単発的に行われていた自転車の台数やペットの飼育状況などの調査を統合し、返って来た用紙は戸別台帳として保管できるようにした。加えて、共用部分などで気になる点の記入欄も設け、広く声を集めた。
寄せられた意見は、筆者が以前から気になっていたもの、他の理事も課題と考えていたことも含まれ、それらを可能な限り解決していくこと=今期の取り組みの柱という形になった。申し送り事項との抱き合わせで、一体的に取り組んだものも多く、今はそれらが概ね収束。一年前と比べると随所で改善が進んだと思う。
以下、活動報告のまとめとして、取り急ぎ箇条書きにした(案)の一部をご紹介する。(この他に、運営面での取り組みとして、会計、書記、行事などの報告事項もあるが、ここでは割愛)
1.駐車場・バイク置場
・ケヤキ(4本)の根上がりに対する工事を検討。伐採・伐根を実施。伐根した箇所は、舗装工事を行い、透水性舗装に変更。
・ケヤキに代わり、ツツジを補植。
・バイク置場の指定場所変更。
・バイク置場でのバイク転倒防止策として、板を設置。ボール遊び等への注意書きを掲示。
・来客用バイク置場を試行的に設け、運用開始(事前予約制)。
ケヤキは結局、伐採することになった。もともと駐車場には不向きだったこと、樹液や落葉がクルマに与える影響が大きかったこと、そして、根元の地盤が固く、根が本来の形に伸びず、ケヤキ自体に負荷がかかっていたことなどを勘案しての決行。写真は「伐根」にあたって、路盤にカッターを入れる作業を撮った一枚。今は路面の凹凸もなくなり、景観上もスッキリした。 |
2.駐輪場
・自転車の所有・駐輪台数を把握。駐輪場の配置見直しを検討。
・機械式駐輪場を改修。屋根やラックを修理したほか、不良ラック、余剰ラックを撤去。余剰ラックは防災用品倉庫で保管。
・来客用駐輪場を新たに設定。
・平置き駐輪場を「東」「西」の2つに区分。エリアのみを指定し、エリア内で自由に駐輪できるよう運用変更。
・自転車貼付用のステッカーを更新し、機械式・平置きの指定を明確化。
3.プレイロット
・歩道の樹木の根上がり対策工事を実施(伐根、養生のみ)。
・劣化した看板類を更新。
こちらの樹木は、伐採はせず、一部の「根切り」のみで済んだ。以前は歩きにくい箇所があったが、今はフラットに。 |
4.ごみ置場
・粗大ごみの出し方等、掲示。必要に応じて注意喚起。
・金属ごみの資源ごみ回収開始にあわせた対応。可燃・不燃・金属などのレイアウトを明確化。
・チラシ類のリサイクル運用開始(再開)。
・ペットボトル用ネットの補充。
管理組合だよりは、専ら筆者の担当。昨年10月に発行した第4号2枚目では、ごみ置場内のレイアウトを大きく載せた。(今月は第10号を発行予定) |
5.防災用品倉庫
・不要になった針金類を金属ごみ(資源ごみ)として処分。
・備品のチェック・棚卸など。
6.集会室
・集会室倉庫・書庫の片付け。不要書類の処分(シュレッダ処理、またはリサイクル)。
・備品のチェック・棚卸など。
7.エントランス周り
・共用インターホンを更新。
・エレベーターホール前にAEDを設置。AED講習会を実施。
・エントランス前の駐輪対策として、プランターを設置。
エントランスのインターホンは、モニター付きに |
取り付け直後のAED |
8.フロントオフィス(管理人室)
・シュレッダを導入。キーボックスを買い替え。
・コピー機を更新し、カラー複合機を導入。
9.その他
・各住戸インターホン更新。
・マンション外周のチェック、要改修箇所のリストアップ。
・リストアップ箇所およびアンケート意見での要望などを踏まえ、看板類(各種注意掲示)の更新、1階共用廊下(通用口)の外扉の改修、破損した庭園灯の撤去などを実施。
・上記のうち、運用の変更があったものについては、関連する規則類を改定(総会議案として提示した上で、議決)。AEDなど新たに設けたものについては、使用規則を制定(同じく総会議案扱い)。申請書などの様式類も変更・新設。
これらは言うなれば、施設・設備関係の取り組みを場所別にまとめたもの。こうして見てみると、マンションというのはいろいろな要素があり、それらを良好に維持するには一定の労力が必要ということがよくわかる。とりあえずやるだけのことはやった観はあるが、総会までの間に取り組むべきこと(例:夏場の害虫対策etc.)はまだ出てくる可能性はある。引き続き、心残りのないようチェック、対応しようと思う。
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